浅谈网络环境对机关档案管理的影响

 机关档案传统的管理模式通常都是以机关档案室为重点,并利用纸质材料对档案进行收集与管理,所以,在档案长期保存与查阅方面存在一定的弊端,对档案管理工作创新发展产生了极大的影响。随着网络技术的普及与发展,计算机的广泛应用,同样对传统机关档案管理造成了冲击。特别是教育处档案室的档案管理工作,网络管理更为关键,直接影响到教育教学工作的发展。为此,网络环境对于机关档案管理所带来的影响十分重要,需要给予相应的关注。


  一、网络环境背景下机关档案管理工作的挑战


  现阶段,我国档案管理制度已经趋于完善和成熟,然而,在不同区域,制度对管理工作产生的影响并不相同,特别是档案管理工作,其中存在的问题多种多样,为此,档案管理工作人员不得不采用全新的档案管理方法。在办公自动化技术的发展之下,网络更加普及,而我国也开始重视机关档案的网络管理工作。在网络环境背景下,机关档案管理工作的推行也同样面临着严峻的挑战。


  1.工作人员计算机水平偏低


  在机关单位档案网络管理方面,计算机是十分重要的载体。然而,因为机关档案管理部门中的新进人才不多,而工龄较长的员工对于计算机操作方面也并不熟练,所以,对于资料库的更新,表格的制作和电子文档信息修改等多方面内容所了解的并不全面与深入,很容易增加档案资源收集的难度,甚至会出现资源误删除的情况。


  2.档案网络管理意识缺失


  虽然传统档案管理制度相对完善,但是,档案工作人员在进行管理的过程中也很容易将固有管理思维应用在当前工作当中。其中,传统档案管理工作,在对档案材料进行收集的时候,通常都比较重视各个部门所上交的纸质档案,虽然在归档与记录方面十分便利,然而,在实际的保存过程中却很容易有丢失或者是破损的情况,最终对档案资源的完整性造成了不利影响,难以实现资源的充分利用。而在网络技术发展的过程中,电子档案逐渐成为档案事业的重要发展方向,然而,工作人员并没有深入了解或者是熟悉电子档案管理工作,为此,在实际的管理中就很容易有漏洞出现,难以详细地查出档案上交存在问题的部门。


  3.档案网络管理效率不高


  正是因为工作人员对于电子计算机技术掌握程度不深,所以,在收集并保存电子档案方面并不顺利。其中,办公自动化需要每年更新,为此,一旦某部门将自己所用软件升级至全新版本,而档案管理局未及时更新,就会导致档案材料难以阅读或者是阅读的格式错误,为后续保存管理工作带来极大困难。除此之外,很多部门要对相关事宜进行协调,所以也同样会花费一定的时间沟通与交流,最终对档案管理的工作效率产生不利的影响。


  二、强化机关档案网络管理的具体策略


  在网络发展的前提下,国家政府部门也更加重视机关档案管理工作。针对以上关于教育处档案室档案管理的问题,需要积极采取相应的措施,才能够进一步完善档案的网络管理工作。以下是对机关档案网络管理工作的强化策略,以供参考。


  1.构建统一办公操作系统


  在开展网络档案管理方面,办公操作系统是达到管理目标的基础方法。要想确保档案文件顺利传送至相关部门,就应当统一规定档案文件保存的格式,进而规避由于格式不准确对档案工作效率产生的影响。


  2.提高档案管理工作的重视程度


  要想全面推进档案管理工作开展,政府相关部门需要更加重视此工作的重要性。其中,应当及时更新档案管理部门内部的基础设施,主要涉及到传输打印设备与计算机等。另外,应当定期开展专业培训工作,使工作人员能够全面了解档案管理工作的现实意义,使其能够更好地学习全新的计算机技术,不断增强个人工作能力。在此基础上,如果条件允许,应当引进专业人才,熟练掌握计算机相关技术,以保证档案管理工作能够更好地开展,节省工作人员培训成本。


  3.增强档案管理工作人员信息共享意识


  机关档案收集管理的主要目的就是为了充分利用档案资源,进而为人们生活提供极大便利。但是,传统档案管理工作更偏重于档案保密的工作,使得价值意义较大的档案资料价值缺失。而在网络环境背景下,管理工作人员应该积极树立信息资源共享意识,实现同各个机关和单位的合作,及时收集并掌握所需材料,充分利用档案资料开展文化创作。


  三、结束语


  综上所述,基于网络发展,使得机关部门管理途径与行政手段有所完善。其中,对于教育处档案室来讲,应当对网络的优势予以充分利用,抓住全新的发展机会,不断增强档案收集与管理的能力,充分发挥档案资料的重要价值,为社会经济与文化的发展提供所需服务,有效地提高国民生活质量。文章针对现阶段基于网络环境的机关档案管理工作现状进行了分析与研究,并且提出了具体的强化措施,以保证机关档案管理工作的顺利开展。


  参考文献:


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